文／井之上陽一 圖／Shutterstock
現在很多工作都以電腦為中心，如果沒辦法馬上找到目標資料夾，不僅時間會白白流逝，也會累積更多壓力。所以，請在平時就做好以下三件事：
①不在桌面上放置資料夾
在電腦桌面上放置資料夾，會有以下幾個缺點：
．外觀不整潔。
．資料夾名稱容易被其他人看見。
．容易分心（因為畫面不清爽，導致分散注意力）。
．點選放在桌面的資料夾，會導致效率低落。
另外，據說也會使得電腦處理速度變慢。
基於以上原因，請把資料夾放在固定的位置。無論是製作「資料」或是「文件」資料夾都可以，像我就是在「Dropbox」這個資料夾中，收納所有的資料。
②用單純的名稱為檔案命名
請用簡單易懂的名稱為檔案命名。只要有「客戶名稱工作種類」即可。例如「A公司報告」、「B公司業務報告書二○一六年」像這樣簡單又容易判別的檔案名稱。
是否標註日期，其實不需要太過在意。Windows可以用檔案總管、Mac可以用Finder變更排列方式，很容易就能知道製作與變更的日期。這並非懶惰，只是選擇有必要時再加上日期的方式。
我建議用「搜尋」的方式開啟檔案。養成用「搜尋」開檔案的習慣，就會確實幫檔案命名。畢竟如果隨便命名，「搜尋」時就找不到檔案了。
③不設兩層以上的資料夾
整理電腦時，最沒效率的就是開啟資料夾。你是否曾經點選好幾次資料夾，都沒找到自己想要的檔案呢？資料夾分層如果分得太細，反而會使效率變差。請把資料夾維持在最低限度的數量。
我原則上不會設超過兩層以上的資料夾。資料夾中只有放置檔案的「Dropbox」資料夾，以及「Inbox」暫用資料夾兩種。檔案全都放在「Dropbox」資料夾裡。如此一來，找檔案很輕鬆，只要依照日期順序排列，就可以馬上找到今天使用的檔案。
想要盡量減少資料夾的人，可以先另外開一個放檔案的資料夾，然後每次都把用過的檔案丟進去；而放在其他資料夾裡的舊檔案，先照原樣放著就好。
只要把用過的檔案照這種方式整理，資料夾就會慢慢統一。把資料夾整理好，工作時會比你想像得更有效率。請務必嘗試看看。
當天製作的新檔案、下載的資料、電子郵件裡的附件，則放在「Inbox」（我自行設定了「Inbox」這個名字）。
我的習慣是先將檔案暫存到「Inbox」裡，隔天早上再整理。在刪除不需要的檔案，並將必要檔案確實命名後，移到「Dropbox」資料夾中。
每次都幫檔案命名很麻煩，而且在工作當下整理，往往做得不徹底。因此先暫存到「Inbox」資料夾中，隔天早上用清醒的頭腦確實分類，無論是整理資料或想法，都會有很大的幫助。
point.逐漸減少資料夾數量。
先在專用資料夾中暫存新檔案（包含收到的檔案），隔天早上再整理。
本文出自《每天準時下班也能不斷加薪的時間管理術》寶鼎出版
【看更多請到博客來】
我是廣告 請繼續往下閱讀
現在很多工作都以電腦為中心，如果沒辦法馬上找到目標資料夾，不僅時間會白白流逝，也會累積更多壓力。所以，請在平時就做好以下三件事：
①不在桌面上放置資料夾
在電腦桌面上放置資料夾，會有以下幾個缺點：
．外觀不整潔。
．資料夾名稱容易被其他人看見。
．容易分心（因為畫面不清爽，導致分散注意力）。
．點選放在桌面的資料夾，會導致效率低落。
另外，據說也會使得電腦處理速度變慢。
基於以上原因，請把資料夾放在固定的位置。無論是製作「資料」或是「文件」資料夾都可以，像我就是在「Dropbox」這個資料夾中，收納所有的資料。
②用單純的名稱為檔案命名
請用簡單易懂的名稱為檔案命名。只要有「客戶名稱工作種類」即可。例如「A公司報告」、「B公司業務報告書二○一六年」像這樣簡單又容易判別的檔案名稱。
是否標註日期，其實不需要太過在意。Windows可以用檔案總管、Mac可以用Finder變更排列方式，很容易就能知道製作與變更的日期。這並非懶惰，只是選擇有必要時再加上日期的方式。
我建議用「搜尋」的方式開啟檔案。養成用「搜尋」開檔案的習慣，就會確實幫檔案命名。畢竟如果隨便命名，「搜尋」時就找不到檔案了。
③不設兩層以上的資料夾
整理電腦時，最沒效率的就是開啟資料夾。你是否曾經點選好幾次資料夾，都沒找到自己想要的檔案呢？資料夾分層如果分得太細，反而會使效率變差。請把資料夾維持在最低限度的數量。
我原則上不會設超過兩層以上的資料夾。資料夾中只有放置檔案的「Dropbox」資料夾，以及「Inbox」暫用資料夾兩種。檔案全都放在「Dropbox」資料夾裡。如此一來，找檔案很輕鬆，只要依照日期順序排列，就可以馬上找到今天使用的檔案。
想要盡量減少資料夾的人，可以先另外開一個放檔案的資料夾，然後每次都把用過的檔案丟進去；而放在其他資料夾裡的舊檔案，先照原樣放著就好。
只要把用過的檔案照這種方式整理，資料夾就會慢慢統一。把資料夾整理好，工作時會比你想像得更有效率。請務必嘗試看看。
當天製作的新檔案、下載的資料、電子郵件裡的附件，則放在「Inbox」（我自行設定了「Inbox」這個名字）。
我的習慣是先將檔案暫存到「Inbox」裡，隔天早上再整理。在刪除不需要的檔案，並將必要檔案確實命名後，移到「Dropbox」資料夾中。
每次都幫檔案命名很麻煩，而且在工作當下整理，往往做得不徹底。因此先暫存到「Inbox」資料夾中，隔天早上用清醒的頭腦確實分類，無論是整理資料或想法，都會有很大的幫助。
point.逐漸減少資料夾數量。
先在專用資料夾中暫存新檔案（包含收到的檔案），隔天早上再整理。
本文出自《每天準時下班也能不斷加薪的時間管理術》寶鼎出版
【看更多請到博客來】