公司前陣子在外縣市設了一個分公司，委請行政部門的小翠張羅新辦公室的裝潢，以及採購家具、家電設備；原本說好這筆裝修費用將由另一家子公司出帳，在時間緊急的情況下，小翠就先到當地，就地採購了幾筆適合的家具用品，還自己掏腰包，刷了十四、五萬的貨款，讓分公司裝修得以準時完成。
由於小翠的公司是一家大型上市公司，所以小翠雖然墊錢，但她一點都不擔心最後會請不到錢。等到一切就緒，分公司開始營運，小翠任務完成，回公司整理帳務；她依照原本總經理跟子公司總經理之間溝通的默契，把請款簽呈簽給子公司總經理，包括她預先墊的十四萬多；她在簽呈中清楚寫著，必須在兩周內，將全部七十五萬元的裝修相關款項，付給廠商。
簽呈送上去沒多久，小翠就接到子公司總經理秘書的電話，意思是說，他們總經理看過簽呈之後，覺得這筆錢還是應該由總公司負責，因此不願意批示這份簽呈；小翠聽到之後，儘管覺得有點傻眼，但還是耐著性子，取回簽呈，口頭跟自己的總經理報告這件事。
結果總經理當場臉色一沉，問小翠「事情怎麼變成這樣？」不明就理的小翠也答不上來，只能站在旁邊喃喃自語：「當初說要由子公司負責的時候，總經理您也在啊，我怎麼知道為什麼子公司那邊會反悔？」
儘管總經理的位階，高於子公司總經理，但公司內部都知道，他們兩個長官，過去有恩怨，素來有些矛盾；被小翠這樣一說，總經理更不高興，就喝斥小翠：「妳把當初的公文拿出來，依照程序重新向子公司請款！」
小翠滿臉問號：「請問總經理，哪一份公文？」
總經理：「就是當初它們承諾要負擔這筆費用的公文啊！」
小翠：「報告總經理，當初是汪總與您的口頭約定，沒有公文耶……」
不說還好，小翠這樣一說，原本就不高興的總經理，氣得拍起桌子：「妳們怎麼做事的？口頭約定如果對方不承認，妳拿什麼去要東西？上公文確認，用白紙黑字讓他們沒話可說，這不是基本的嗎？怎麼連這件小事都辦不好？」
眼看自己墊的十幾萬，能不能回得來還猶未可知，再加上其他還欠廠商的六十萬元貨款，不知道拿不拿得到？被總經理喝斥完的小翠，回到座位兩行眼淚簌簌地流了下來，她覺得自己很無辜，明明是兩位長官的口頭承諾，怎麼最後反過來怪她沒有出公文確認？
小翠的直屬長官，行政部李經理聽完小翠的滿腹委屈後，緩緩地回覆她：「這件事我來幫妳協調，不會讓妳虧錢，妳別擔心；但是妳以後一定要學會保護自己，再高階的長官說的任何事，妳最後一定要用公文、簽呈，至少是電子郵件，逼他們簽字確認，白紙黑字，他們才會認帳，這是在企業工作的基本動作。」
小翠點點頭表示理解，李經理也立刻幫她去協調高層長官，最後用追加預算的方式，由總公司出帳還款，順利解決這次風波，也把該還給小翠的錢，悉數還給小翠。
不經一事，不長一智；再這次風波後，小翠一度考慮丟辭呈，因為她覺得自己沒做錯事情，甚至主動幫公司墊錢，卻兩面不討好，這樣的公司跟長官，讓她很失望。
小翠跟我分享這個想法的同時，我當下勸她「不要意氣用事」；她待的公司，其實是一家有規模的公司，從公司跟主管的角度，「凡事照規定來」是基本原則，所以任何會議、溝通之後，小翠本來就應該用文字記錄的方式，將決策確認下來；而且在收付款的過程中，小翠可以透過公司制度申請調度緊急基金支出，絕不適合自己先墊錢。
「妳沒跟長官提墊錢的事吧？」我問小翠。
「對，你怎麼知道？」
「因為如果妳提了這件事，長官不但不會感謝妳，可能還會加碼再罵妳幾句！」我跟小翠強調，沒有一家有制度的公司，會鼓勵員工墊錢，「便宜行事」的做法，只會帶來更多可能發生的糾紛。
經過說明，小翠終於聽懂我的意思；她說，這是一次很好的教訓，未來她一定會謹記「凡事白紙黑字寫下來」，以及「不要幫公司墊錢」兩大原則；我也相信，更懂得保護自己後，原本就認真的小翠，在職位上一定可以發揮得更好！
●作者：蔡祐吉／職場作家、資深媒體人、企業講師
●本文為作者評論意見，不代表《NOWnews今日新聞》立場
●《今日廣場》歡迎來稿或參與討論，請附真實姓名及聯絡電話，文章歡迎寄至opinion@nownews.com
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簽呈送上去沒多久，小翠就接到子公司總經理秘書的電話，意思是說，他們總經理看過簽呈之後，覺得這筆錢還是應該由總公司負責，因此不願意批示這份簽呈；小翠聽到之後，儘管覺得有點傻眼，但還是耐著性子，取回簽呈，口頭跟自己的總經理報告這件事。
結果總經理當場臉色一沉，問小翠「事情怎麼變成這樣？」不明就理的小翠也答不上來，只能站在旁邊喃喃自語：「當初說要由子公司負責的時候，總經理您也在啊，我怎麼知道為什麼子公司那邊會反悔？」
儘管總經理的位階，高於子公司總經理，但公司內部都知道，他們兩個長官，過去有恩怨，素來有些矛盾；被小翠這樣一說，總經理更不高興，就喝斥小翠：「妳把當初的公文拿出來，依照程序重新向子公司請款！」
小翠滿臉問號：「請問總經理，哪一份公文？」
總經理：「就是當初它們承諾要負擔這筆費用的公文啊！」
小翠：「報告總經理，當初是汪總與您的口頭約定，沒有公文耶……」
不說還好，小翠這樣一說，原本就不高興的總經理，氣得拍起桌子：「妳們怎麼做事的？口頭約定如果對方不承認，妳拿什麼去要東西？上公文確認，用白紙黑字讓他們沒話可說，這不是基本的嗎？怎麼連這件小事都辦不好？」
眼看自己墊的十幾萬，能不能回得來還猶未可知，再加上其他還欠廠商的六十萬元貨款，不知道拿不拿得到？被總經理喝斥完的小翠，回到座位兩行眼淚簌簌地流了下來，她覺得自己很無辜，明明是兩位長官的口頭承諾，怎麼最後反過來怪她沒有出公文確認？
小翠的直屬長官，行政部李經理聽完小翠的滿腹委屈後，緩緩地回覆她：「這件事我來幫妳協調，不會讓妳虧錢，妳別擔心；但是妳以後一定要學會保護自己，再高階的長官說的任何事，妳最後一定要用公文、簽呈，至少是電子郵件，逼他們簽字確認，白紙黑字，他們才會認帳，這是在企業工作的基本動作。」
小翠點點頭表示理解，李經理也立刻幫她去協調高層長官，最後用追加預算的方式，由總公司出帳還款，順利解決這次風波，也把該還給小翠的錢，悉數還給小翠。
不經一事，不長一智；再這次風波後，小翠一度考慮丟辭呈，因為她覺得自己沒做錯事情，甚至主動幫公司墊錢，卻兩面不討好，這樣的公司跟長官，讓她很失望。
小翠跟我分享這個想法的同時，我當下勸她「不要意氣用事」；她待的公司，其實是一家有規模的公司，從公司跟主管的角度，「凡事照規定來」是基本原則，所以任何會議、溝通之後，小翠本來就應該用文字記錄的方式，將決策確認下來；而且在收付款的過程中，小翠可以透過公司制度申請調度緊急基金支出，絕不適合自己先墊錢。
「妳沒跟長官提墊錢的事吧？」我問小翠。
「對，你怎麼知道？」
「因為如果妳提了這件事，長官不但不會感謝妳，可能還會加碼再罵妳幾句！」我跟小翠強調，沒有一家有制度的公司，會鼓勵員工墊錢，「便宜行事」的做法，只會帶來更多可能發生的糾紛。
經過說明，小翠終於聽懂我的意思；她說，這是一次很好的教訓，未來她一定會謹記「凡事白紙黑字寫下來」，以及「不要幫公司墊錢」兩大原則；我也相信，更懂得保護自己後，原本就認真的小翠，在職位上一定可以發揮得更好！
●作者：蔡祐吉／職場作家、資深媒體人、企業講師
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