職場上常會遇到陌生的人與陌生的場合，好比陌生的客戶、陌生的競爭者，陌生的比稿或拜訪，這種時候能不能一說話就贏得別人的注意，讓人留下好印象，覺得跟你談話很有趣，是很關鍵的起頭。一般來說，開會時提綱挈領的破題方式會很有幫助，能讓你快速抓住大家的注意力，掌控全場。
我是廣告 請繼續往下閱讀
破冰則有幾種狀況：一種狀況是初次見面，彼此都不了解，也沒有信任基礎。二是很久不見，再見面已經生疏甚或有點尷尬，像同學會就是個典型的例子。第三種比較難處理，是已經發生過不愉快或吵架的局面。
這些時候應該怎麼做呢？有幾個方法：第一個方法是以自然方法稱讚別人，很俗套卻很管用。比如說我去開會，碰到第一次見面的女生，打完招呼後我可能說：「哇，妳是天秤座的嗎？」對方說不是，我接著說：「喔？妳不是天秤座，可是妳今天衣服穿搭得很好看耶！」或是會議前收到第一次與會者寄來的提案報告，見面時我會說：「哇，你應該是金牛座？」對方說：「我不是金牛座欸，怎麼了嗎？」我會回答：「哇，那我猜錯了。因為你做的東西很仔細，很清楚，讓我覺得你是個做事很明確實在的人。」這兩個例子中，星座只是一個引信，重點是我想給對方一個溫暖的開始，讓他知道我注意到他的優點。星座是很多人常會討論的、有共通性的話題，用星座起頭可以讓談話變得圓融，避免太突兀或交淺言深。當然，能拿來做引子的不只有星座，美食、旅遊⋯⋯具有廣泛性、容易打開話匣子的題材都可以。
第二種是自我解嘲。有一次，我跟一群年輕女孩開會。 我平常戴隱形眼鏡，但因為隱形眼鏡沒有老花的度數，所以即使戴了也有很多東西不太看得清楚。開會那天我身體很不舒服，就沒有戴隱形眼鏡，改戴一般的眼鏡。那群年輕女生看到戴著眼鏡的我很驚訝，說：「妳今天怎麼這個樣子，跟平常不一樣耶。」我開玩笑回應說：「妳們這些年輕人都不知道我們上了年紀人的辛苦，簡報資料印得那麼小，我都看不見，只好戴起眼鏡來看妳們給我的東西囉。」這群年輕女生聽到都笑開了，沒有覺得我一開始就在指責她們，也不會因為我的位階高於她們而畢恭畢敬，會議能在輕鬆的氣氛中進行。輕鬆的氣氛往往能讓年輕人放心說出真正想說的話，不會瞻前顧後，不用擔心被批評責罵。
第三，切記，不要問及隱私。好比說看到某位女性有點年紀，就探問她先生和小孩的情況，這是很不恰當的，說不定她因為各種理由沒有結婚，或者結了婚但有不欲人知的處境，說不定正處於低潮期。又或者，看到假日加班的女性就問她是否單身，這也是很不禮貌的，甚至可能被視為歧視。總之，不要拿年紀、婚姻、孩子這類話題來破冰，那通常收不到好的成果。
第四，要注重氛圍。有一種氛圍是空間的，比如我喜歡把首次見面的會議、不是很嚴肅的會議安排在咖啡廳。我常覺得，跟一個人喝三十分鐘咖啡，比在會議室開三十分鐘會議還可能認識一個人，或一個新客戶的陌生拜訪，咖啡的香氣和烏龍茶的香氣有助於舒緩初次見面的陌生與緊張，讓雙方感覺輕鬆，熟絡起來也比較容易。另一種氛圍是自己的穿著打扮，要給人符合身分、符合場合的第一印象。這個第一印象有時候甚至是唯一印象，因為也許之後很長一段時間不會再見到面。
你的肢體語言也會讓人感覺出，你是期待這次會面，還是興趣缺缺。所以談話時宜身體略略前傾，但不要逼得太近。眼神要專注。我是不看著別人的眼睛就沒辦法說話的人，所以我談話時會專注地看著對方。意見相同時微微點頭，疑惑時提出問題。凡此種種都會釋放出你正在認真聽他說話的訊息，對方會接收到，也會比較容易卸下心防，把真正的想法或計畫告訴你。除了自己破冰，有些時候我們得幫別人破冰，例如介紹 互不相識的兩人認識，或在一群人面前破冰，例如出席一場嚴肅的會議。這都有方法。介紹新朋友時，不只是報上名字、公司和頭銜，最好能說出彼此的交集，好比兩人都是高雄人，都在練瑜伽，或都很會做菜等等。這可以拉近雙方的距離，讓他們從交集切入，輕鬆地交談。
我常把自己當作平台，覺得幫不認識的人們破冰並串聯 是美事。我很喜歡把兩個有交集但原本不相識的朋友介紹在一起，擴大彼此的生活圈，延伸人際關係，增廣見聞，說不定還會進一步產生不同程度的合作。
至於破題，是為了討論或做企劃時能夠盡快抓到重點、 進入主題。任何一個資深人員都要面對這項挑戰與考驗。通常我問三個問題大概就能得知對方的期待：一、為什麼你會來參加這個會議？二、你今天想從這個會議中得到什麼？雖然有點嚴肅，但這是最快能讓對方開始表達他的心聲，有助於快速達成共識，商議下一步行動的方法。
第三個我會問的問題是：我能為你做什麼？透過這個問 題來了解對方希望我提供什麼服務或幫助。如果是有信任基礎的會議（而不是談判會議），這三個問題會讓對方快速、直接知道你的果敢、明確、注重效率，通常會帶點驚訝，但同時也開始信任你，因而能暢所欲言。
破題之後，就進入議程討論。這時候要注意的是，不要 以「我」為主。不是我想得到什麼，而是從對方的角度去設想，他想從這場會議和談話中得到什麼。關鍵在於仔細聆聽，而不是急著搶答或裝聰明沒聽懂就回應。我常遇到的狀況是，代理商雖然用很有禮貌的口氣詢問客戶的需求，但大部分時間都在主觀講述自己覺得該怎麼做，而不是問對的問題後，仔細傾聽客戶的回答，從中獲得更多又有用的訊息。會議是交換意見，全盤思考，形成共識，而不是一味地說服對方、壓倒對方。最後做結論時也要記得徵詢對方，是否認同你的結論，以免事後才說出不同的意見，讓整件事得重來一次。
破冰建立好氣氛，破題聊出好內容，互相搭配，絕無冷場。
文／謝馨慧
本文出自《「懂事」總經理的30個思考》時報出版
我是廣告 請繼續往下閱讀
【看更多請到博客來】