【本文由《時報出版》授權刊登，摘自《外商投資銀行超強Excel製作術》】
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檢查工作超級重要
無論再怎麼小心，計算還是有可能出錯，失誤不可能完全避免，但我們可以在這樣的前提之下，學習一些有效的檢查方式。
檢查Excel計算有三個重點。
第一個重點是，每計算一次，就要檢查一次。如果一再拖延，認為：「等做完一個段落，再一次檢查就好了。」最後通常會不了了之，而且也搞不清楚前一次檢查到哪裡了，所以請養成每計算一次就檢查一次的習慣。
第二個重點是，所有的儲存格都要檢查。因為Excel表格中所有的數字都互有關連，只要有任何一個地方出錯，都會影響到最後的結果。要是太過輕忽，認為：「只要檢查一半左右就差不多了吧。」結果就在沒有檢查到的地方出錯。所以，請一定要把所有的儲存格都檢查過一遍，Excel的工作就是要這麼仔細才行。
最後一個重點是花在檢查上的時間。如果徹底遵守前面提到的兩個重點，花在檢查上的時間就跟計算的時間相去無幾。各位在操作Excel的時候，如果覺得：「咦？怎麼這麼快就檢查完畢了？」代表檢查得還不夠徹底，必須特別注意。「檢查的時間」＝「計算的時間」，這一點請務必牢記在心裡。
接著，我們就來了解一下計算的檢查方法吧。
1 〔F2〕鍵
檢查數字的方法之一，是按﹝F2﹞鍵。我想，這個方法應該有不少人知道。先點選有算式的儲存格，按一下﹝F2﹞鍵，就可以知道計算的內容。如果是手動輸入的儲存格，則不會顯示算式，所以也可以藉此確認是否為手動輸入。
▲（圖／時報出版提供）2 追蹤功能
檢查計算的時候，比起按﹝F2﹞鍵，我更常使用另一個功能，那就是「追蹤」功能。接下來，就用圖表來說明追蹤功能吧。
追蹤功能可以分為「追蹤前導參照」和「追蹤從屬參照」兩種。
「追蹤前導參照」會以箭頭標示出一個儲存格的算式，是參照了哪些儲存格。比方說，在圖2-10中，當我們想知道第二年的銷貨收入，也就是儲存格G4，是使用了哪些儲存格的數字計算出來的結果，就可以利用追蹤功能。以這個例子來說，使用到的儲存格就是銷貨數量G5和單價G7。
這個功能最方便的地方是，可以同時顯示多個算式的前導參照，圖2-10就同時顯示了第一年的銷貨收入（儲存格F4）、第二年的銷貨收入（儲存格G4）和第三年的銷貨收入（儲存格H4）這三個算式的前導參照。
▲（圖／時報出版提供）如圖所示，當我們利用追蹤前導參照的功能，把這些計算公式相同的算式放在一起比較時，如果有誤算，很容易就能看出來。例如在圖2-11中，只要和第一年及第二年的費用前導參照互相比較，就可以看出第三年的費用（儲存格H8）計算中遺漏了「租金」的項目。
關於追蹤的操作步驟，請參考圖2-13和圖2-14。
▲（圖／時報出版提供）我有很多機會看到其他人製作的Excel表格，大家都習慣使用﹝F2﹞鍵來檢查算式，所以算式本身通常沒什麼大問題。比起這個部分，參照的儲存格反而更容易出錯，因為使用「複製貼上」的功能時，參照來源很可能一不小心就跑掉了。這種失誤很常發生，務必格外當心。
按﹝F2﹞鍵，只能顯示一道算式的內容，無法橫向比較，因此即使參照來源跑掉了，也不太容易發現。不過，如果在計算公式相同的算式旁標上追蹤箭頭，一比較之下，如果有錯誤的地方，很容易就能發現。這是追蹤功能的一大優點，一目瞭然又方便操作。
追蹤的另一項功能「追蹤從屬參照」，則可以幫助我們檢查從屬參照的儲存格，這也是﹝F2﹞鍵所沒有的功能。
圖2-12是一張用「單價×銷貨數量」計算銷貨收入的表格，當我們想確認儲存格B4的單價數字是否確實被包含在銷貨收入的算式中時，只要點選儲存格B4，再標上從屬參照的追蹤箭頭，如同圖2-12右方的表格。這麼一來，我們就可以看出B4的數字被包含在每一道銷貨收入的算式中。
像這樣標示追蹤箭頭，就可以利用圖像來檢查計算，非常簡單明瞭。追蹤是檢查計算時經常使用的功能，也請牢記這個功能的快速鍵吧。記下快速鍵，就可以省略掉移動滑鼠、點選功能等一連串麻煩的程序。
▲（圖／時報出版提供）▲（圖／時報出版提供）▲（圖／時報出版提供）▲（圖／時報出版提供）順帶一提，在我的Excel講座上，第一堂課是以格式和計算的檢查工作為重點，但我一定會在一開始就聲明：「不需要硬背快速鍵。」理由是，與其一味地想加快計算速度，而硬背快速鍵，我更希望大家重視基本的格式和計算的檢查工作。因為就算計算速度再快，如果完成的Excel難以理解或錯誤百出，那也沒有意義。
不過，追蹤功能的快速鍵是我唯一會強調「請務必牢記」的快速鍵，因為它是檢查計算時不可或缺的重要功能。
那麼，追蹤功能的快速鍵是什麼呢？追蹤前導參照是﹝Alt﹞﹝M﹞﹝P﹞，追蹤從屬參照是﹝Alt﹞﹝M﹞﹝D﹞，移除箭號是﹝Alt﹞﹝M﹞﹝A﹞﹝A﹞。
請注意，﹝Alt﹞鍵必須單獨使用才行，和﹝Ctrl﹞鍵的組合式快速鍵不同，﹝Alt﹞鍵並不是和其他鍵同時按下。以追蹤前導參照為例，快速鍵是依序按下﹝Alt﹞﹝M﹞﹝P﹞，換句話說，操作時必須連續按三次鍵盤。
▲（圖／時報出版提供）▲作者熊野整新書《外商投資銀行超強Excel製作術》（圖／時報出版提供）●熊野整／波士頓大學畢業後，進入摩根士丹利證券投資銀行本部，負責領導大型企業併購案或資金調度計畫。離職後在GLOBIS經營研究所取得MBA。之後進入大型上市網際網路企業，負責事業計畫的立案與戰略的推行。
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